DOSSIER 1 : Contribuer à la qualité du système d’information de GROUPE ARKAL
Annexes 1 à 4
Vous êtes chargé(e) de :
1.1 Communiquer à Olivier HEBERT votre analyse de la circulation de l’information en mettant en évidence les dysfonctionnements et les solutions permettant l’amélioration du processus.
De l’AG à Olivier HEBERT
Date et lieu
Rapport sur les dysfonctionnements et les propositions d’améliorations
Introduction : rappel de la demande et annonce du plan
1. Analyse des dysfonctionnements :
L’analyse du diagramme des flux doit amener le candidat ou la candidate à se rendre compte des dysfonctionnements suivants :
- la gestionnaire assure uniquement la transmission des documents,
- de nombreuses informations sont transmises sous forme papier,
- des risques d’erreurs,
- des retards sont observés dans le processus de traitement du dossier client,
- le personnel ne maîtrise pas l’utilisation du PGI,
- les dossiers et fichiers ne sont pas organisés et il n’existe pas de plan de nommage ce qui nuit à l’accessibilité de certaines informations.
L’ensemble des dysfonctionnements entraîne le mécontentement des clients, nuit à l’image de marque de l’entreprise et a des conséquences financières (paiement d’heures supplémentaires).
2. Propositions d’améliorations :
Des solutions vont permettre de fluidifier la circulation de l’information. Par exemple, le dirigeant pourrait :
- transmettre directement le cahier des charges au conducteur de travaux désigné ;
- communiquer directement la validation des calculs et des plans au conducteur de travaux ;
- le conducteur de travaux pourrait :
- transmettre les calculs et les plans directement au dirigeant ;
- transmettre directement les ordres de fabrication et planning au service production.
- le service production pourrait transmettre directement l’information sur la fabrication des pièces au conducteur de travaux.
Pour réduire les productions papier, la mise en place d’une GED est nécessaire.
Pour une meilleure maîtrise du PGI, une formation des collaborateurs doit être dispensée.
Une gestion des droits d’accès doit également être mise en place.
Cette réorganisation des échanges d’informations et l’utilisation optimale du PGI vont permettre d’éviter les retards dans le traitement des dossiers.
Un plan de nommage et une réorganisation de l’arborescence va permettre une recherche d’information efficiente.
Conclusion :
L’ensemble des solutions proposées permet de fluidifier la circulation des informations et de résoudre les dysfonctionnements observés. La productivité et la compétitivité de l’entreprise en seront améliorées.
Gestionnaire